Journalhantering

Här finns en beskrivning av hur journalhantering sker inom Uppsala kommunen samt till friskolor och andra kommuner.

Journalarkivet
Pernilla Geidnert ansvarar för elevhälsans journalarkiv. Skicka dina journalförfrågningar till Pernilla i meddelandefunktionen i Prorenata.

Postadress:
Journalarkivet
Fyrisborgsgatan 1
753 75 UPPSALA

Riktlinjer för journalhantering

 

Skanning av journalhandlingar/aktomslag

OBS! Tillfälliga regler kring gallring gäller från 2022-06-10 och tillsvidare

Informationshanteringsplanen (IH-plan) är det dokument som styr vilka handlingar som ska bevars och vilka som kan gallras (strimlas). Den IH-plan som ska gälla för utbildningsförvaltningen har ännu inte beslutats om i nämnden och vi behöver därför tillsvidare spara alla dokument  i original.

De dokument som bifogas den digitala journalen genom skanning ska tillsvidare alltså inte strimlas utan sparas på skolan.

  • Upprätta aktomslag för de elever det berör (Aktomslag 120g 460x300mm, beställs via Proceedo. Skolsköterska, psykolog och ev logoped kan beställa gemensamt) Aktomslaget är ett grått A3-ark som du själv viker.
  • Använd arkivbeständig penna och skriv elevens personnummer och namn längst upp till höger på framsidan av aktomslaget.
  • Efter inskanning i Prorenata, skriv på dokumentet ”Inskannat, signatur”
  • Handlingarna förvaras i brandsäkert arkivskåp.

---

Om det sedan tidigare finns ett aktomslag för eleven och du väljer att skanna in dessa journalhandlingar, används journalposten Administrativ anteckning. Välj sedan kontakttypen Uppgift från tidigare journal, skanna in dokumenten och skriv i anteckningsfältet att allt är inskannat och inget aktomslag finns.


Inhämtande av journalsammanfattningar och journalkopior

För att kunna säkerställa patientsäkerheten ska sammanfattningar från BVC samt journalkopior från tidigare skolor inhämtas.
Här hittar du kontaktuppgifter till Sveriges barnhälsovårdsenheter.

I samband med att ny elev börjar på skolan ska medgivande för journalrekvisition inhämtas omgående (för elever som kommer från andra kommuner eller friskolor).
Samtycke skickas hem till elev/vårdnadshavare, ytterligare en påminnelse ska göras om inget samtycke inkommer. För elev där särskilt stora behov finns kan ytterligare ett samtycke skickas hem om svar uteblivit helt. Dokumentera handläggningen i elevens journal. Detta är ett beslut som fattats av verksamhetschefen inom medicinsk elevhälsa utifrån ett patientsäkerhetsperspektiv.

Påskriven journalrekvisition skickas per post till EMI på tidigare skola/skolor. Spara kopia på samtycket tills dess att begärd journal inkommit. Skapa en bevakning för uppföljning att journal inkommit, med påminnelsedatum fyra veckor efter att journalrekvisitionen skickats. Om journalen inte inkommit skickas en påminnelse till skolan. Efter åtta veckor skrivs en avvikelse om journalen fortfarande inte inkommit.
Alla åtgärder dokumenteras i Prorenata.

Läs rutindokument ovan kring journalhantering. 

Vid kontakt med placerande socialtjänst gällande elev med skyddade personuppgifter, får du endast ta kontakt med känd/utpekad handläggare i respektive kommun. Kontakten får endast tas via telefon, inte mejl. 

Skolverkets stödmaterial ”Övergångar inom och mellan skolor och skolformer” påtalar att kontinuitet vid skolbyten inte bara är viktigt för elevens lärande, det är lika viktigt utifrån ett hälsoperspektiv eftersom det råder ett ömsesidigt samband mellan hälsa och lärande. Själva lärandet och att kunna gå ut skolan med godkända betyg leder till förbättrad hälsa, minskad kriminalitet och mindre utanförskap. En god hälsa leder till ett ökat välbefinnande och bättre förutsättningar för lärande. När det gäller övergångar för elever i behov av särskilt stöd är elevhälsans roll extra viktig. Det behöver därför vara tydligt vilket ansvar de olika insatserna inom elevhälsan har i samband med övergångar.

Journalkopior från regionen

CESÅ är en regiongemensam verksamhet för Uppsala län.
Samtliga rekvisitioner av journalkopior från regionen i Uppsala län (med undantag av Lasarettet i Enköping och Folktandvården) ska ställas till CESÅ. Inga beställningar ska adresseras till vederbörande läkare eller behandlande klinik. Blankett för rekvisition.

Skyddade personuppgifter

Läs om journalhantering under avsnittet Skyddade personuppgifter.

Uppdaterad: