Skyddade personuppgifter

Skyddade personuppgifter kan en individ få om det finns risk för hot eller våld.

Skolor bör ha en handlingsplan för hanteringen av elever med skyddade uppgifter, samt tydliga rutiner för hur elevhälsans personal ska hantera dessa ärenden. Det är rektor som ansvarar för att skyddade personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt i verksamheten. Läs mer i Skolverkets stödmaterial om Unga med skyddade personuppgifter.

Journalhantering

Det åligger vårdgivaren att säkerställa att det finns rutiner gällande elever med skyddade personuppgifter för journalförande medarbetare (Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (HSLF-FS 2016:40) om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården). Inom Utbildningsförvaltningen Uppsala kommun har beslut fattats att elev med skyddad personuppgift inte har digital journal utan dokumentation sker i pappersjournal som förvaras i låst arkivskåp.

Här finns en mall för pappersjournal (PDF, 68 KB). Skriv ut mallen och för journalen för hand med arkivbeständig blå bläckpenna (märkt svenskt arkiv). Om du skriver ett utlåtande, kan du skriva det i word (inga personuppgifter) och skriva ut det på vanligt papper. Moderna papper och skrivare fungerar bra ur arkiveringssynpunkt.

Varje journal förvaras i separat aktomslag. Aktomslaget är ett grått A3-ark som du själv viker. (Aktomslag 120g 460x300mm, beställs via Proceedo. Skolsköterska, psykolog och logoped kan beställa gemensamt). På aktomslaget, som ska vara stående (boköppning), ska elevens namn och personnummer skrivas uppe i högra hörnet med arkivbeständig bläckpenna. Aktomslaget ska märkas tydligt; ”Innehåller skyddade personuppgifter”.

Upphävs skyddet under elevens skolgång, skannas pappersjournalen in i datajournalen och skickas sedan till arkivet för arkivering.

Observera att pappersjournal alltid ska postas rekommenderat.

Remisshantering

Om du behöver skicka en remiss för elev med skyddade personuppgifter, hittar du en remissmall här. (DOCX, 41 KB)

Mer information

Här hittar du mer information om skyddade personuppgifter (PDF, 65 KB).

Skyddade personuppgifter - Skatteverket

Skolans arbete med elever som har skyddad identitet - Skolverket

Uppdaterad: