Begäran om och rekvirering av journaler

Begäran om elevjournal från försäkringsbolag, socialtjänst och polis

Det är den utlämnande myndigheten (du som psykolog) som prövar om begärda uppgifter kan lämnas ut utan hinder av sekretess. En sekretessbedömning måste alltid göras och dokumenteras i journalen, här kan du läsa mer om sekretess och menprövning.
Den som begär ut uppgifter måste kunna precisera vad som begärs och vad uppgifterna ska användas till. Begäran bör vara skriftlig men det går inte att utesluta att en muntlig begäran görs. 

Socialtjänst/försäkringsbolag ska inte ha mer information än vad som är behövligt och psykologen ska inte per automatik lämna ut hela journalen. Journalen kan innehålla information som inte är fullt ut nödvändig för den utredning som ska göras. Inte heller polisen ska ha mer information än vad som krävs. Det finns en möjlighet att lämna uppgifter till polisen avseende misstanke om brott begångna mot barn samt viss annan allvarlig brottslighet (sekretessbrytande bestämmelser i OSL). Det innebär dock inte att allt som rör en person och/eller dennes anhörig ska lämnas ut. Information som lämnas ska röra uppgifter som har koppling till det misstänkta brottet annars finns risken att polisen får en mängd sekretessbelagd överskottsinformation som de inte har behov av för att utreda det eventuella brottet.

Elev med skyddade personuppgifter

Om bedömning enligt ovan resulterar i att psykologen ska lämna ut uppgifter, bör även skyddade personuppgifter såsom adress, telefonnummer och e-postadress kunna lämnas till dessa myndigheter om det finns ett behov av uppgifterna i det aktuella fallet. Sekretess råder för uppgifterna även hos mottagande myndighet.

God man begär ut elevjournal

En god man har som utgångspunkt inte rätt att på eget initiativ företa rättshandlingar och åtgärder för huvudmannens räkning. God man kan alltså inte på egen hand skriva under samtycken eller begära insyn i elevs journal. Det blir därmed fråga om en sedvanlig menprövning om god man begär ut uppgifter ur journal, ärenden och allmänna handlingar.
Om det rör sig om god man utifrån reglerna i lag 2005:429 om god man för ensamkommande barn, är behörighets- och rättshandlingsförmågan för god man dock mer omfattande. I dessa fall får god man i det närmaste själv status som vårdnadshavare.

Hantering vid begäran om journal

När det kommer in allmänna handlingar i form av fullmakter och begäran om elevjournal från Försäkringsbolag och Socialförvaltning, ska dessa registreras i diareföringssystemet DHS. Som skolpsykolog behöver du ha rollen som handläggare i DHS, vilken söks via Iris på Insidan. Du behöver även gå en kurs i DHS, mer information finns på Insidan.

Hantera begäran och gör en anteckning i journalen i Prorenata om vad som är utlämnat. Registrera ärendet i DHS, läs mer i Guide och tips på Insidan.

DHS - begäran
Anteckning till registrator (DOCX, 36 KB)

Begäran om utlämnande avslås

Om  ansvarig psykolog efter sekretessprövning beslutat att journalhandlingen eller del av journalhandlingen inte kan lämnas ut, måste psykologen informera den som begärt ut handlingen om rätten till ett överklagbart beslut. Läs mer om sekretess och menprövning.

Handlingar ska lämnas ut skyndsamt

Utlämnande av allmänna handlingar eller uppgifter ur allmänna handlingar ska ske skyndsamt och prioriteras. I regel ska den som begärt ut handlingen kunna få besked om ett utlämnande samma dag, men några dagars fördröjning kan vara ok för att bedöma om handlingen är allmän och om det finns sekretess i de begärda handlingarna eller om det avser ett omfattande material.
Det viktiga är att en begäran om allmänna handlingar hanteras ”med förtur” och inte blir liggande. Andra uppgifter måste så att säga läggas åt sidan. Ett visst rådrum har man alltid rätt till, men det är viktigt att informera den som begär ut handlingar och tala om ifall hanteringen av någon anledning (t.ex. en sekretessprövning) drar ut på tiden.

Hur arbetet är organiserat (exempelvis att ansvarig tjänsteperson endast finns på plats en dag i veckan) undantar inte skyldigheten att prioritera och skyndsamt hantera en begäran om handlingar.

Hur handlingar ska lämnas ut

Om en handling ska lämnas ut, ska uppgifterna lämnas ut som en kopia, avskrift eller genom att den som vill ha handlingarna får läsa journal/handling på plats. Vi ska erbjuda hjälp vid läsningen om behov finns.
Den som lämnar ut journal/handling ska förvissa sig om att det är rätt mottagare som tar emot handlingarna. Kopior skickas till folkbokföringsadressen med normal postgång eller lämnas direkt till den sökande.

Dokumentation om utlämnande

Dokumentera i journalen att en kopia är utlämnad och till vem, vem som lämnat ut kopian och hur kopian lämnats ut.

Journalrekvirering

Vid rekvirering av journal från tidigare skola kan du använda denna mall Rekvirering av psykologjournal (DOCX, 41 KB).

Journalenheten CESÅ (Centrala enheten för spärrar och återsökning) förser beställare med journalkopior från Regionen, här hittar du blankett för rekvirering Rekvisition journalkopia CESÅ (DOCX, 42 KB).